Wyobraź sobie: znalazłeś idealnego dostawcę, cena robi wrażenie, zdjęcia fabryki wyglądają profesjonalnie, a handlowiec odpowiada błyskawicznie na każdą wiadomość. Wszystko wskazuje na to, że to początek naprawdę udanej współpracy. Problem w tym, że… w taki sam sposób może wyglądać również świetnie przygotowane oszustwo. 

Weryfikacja dostawcy z Chin to pierwszy i najważniejszy krok w imporcie z Chin. I chociaż może wydawać się żmudną biurokracją (i pewnie trochę nią jest), to w praktyce sprowadza się do odpowiedzi na jedno, konkretne pytanie: czy na pewno wiesz, komu wysyłasz pieniądze?

Weryfikacja wymaga połączenia danych rejestrowych, kontroli fabryki, sprawdzenia beneficjenta płatności i oceny konkretnego produktu – sam wpis w rejestrze potwierdza istnienie podmiotu, lecz nie potwierdza jakości towaru ani bezpieczeństwa przelewu.

Zanim wpłacisz choćby złotówkę, warto upewnić się, czy cztery kluczowe elementy transakcji są ze sobą zgodne:

• podmiot widniejący w chińskim rejestrze,

• strona podpisująca umowę,

• właściciel rachunku bankowego,

• zakład, który faktycznie wykona zamówienie. 

Każda rozbieżność wymaga dokumentu wyjaśniającego, dlaczego coś się nie zgadza. 

W tym przewodniku krok po kroku pokazujemy, jak to sprawdzić — od czytania chińskiej licencji działalności, przez weryfikację w rejestrze NECIPS, po audyt fabryki i bezpieczne rozliczenie płatności.

Zrób to samodzielnie albo zleć cały proces

Wszystko, co opiszemy poniżej, możesz przeprowadzić samodzielnie – pod warunkiem, że masz czas, dostęp do lokalnych źródeł weryfikacji oraz znasz chińskie środowisko. W praktyce jednak każdy z tych etapów może pochłonąć godziny pracy, a jeden przeoczony szczegół może kosztować bardzo dużo. 

Imchex.com prowadzi weryfikację dostawcy i organizację importu z Chin od weryfikacji producenta w Chinach, przez kontrolę jakości i produkcji, aż po transport i odprawę celną. Zespół działa jednocześnie w Polsce i w Chinach, dzięki czemu ryzyko nie jest sprawdzane tylko zza biurka tylko na podstawie dokumentów, lecz bezpośrednio na miejscu.

Co zyskujesz, powierzając import Imchex?

• Bezpieczeństwo – zespół w Chinach weryfikuje dostawcę, nadzoruje produkcję i kontroluje jakość na miejscu.

• Polska faktura VAT – rozliczasz się jak z polskim kontrahentem, na jedną fakturę obejmującą cały towar, nie musisz samodzielnie rozliczać importu z chińskim dostawcą. 

• Pełna obsługa dokumentacji importowej i celnej – łącznie z formalnościami wymaganymi na rynku UE.

Co trzeba sprawdzić przed przelewem do Chin?

Zanim wyślesz pieniądze chińskiemu kontrahentowi, zweryfikuj pięć obszarów: jakość produktu, tożsamość firmy, kto faktycznie produkuje towar, kto podpisuje umowę, kto odbiera płatność. Zakończ proces audytem lub inspekcją odpowiednią do wartości zamówienia i ryzyka związanego z produktem. Poniżej 12 kroków, o które warto zadbać w procesie weryfikacji. 

1. Uzyskaj pełną chińską nazwę rejestrową, 18-znakowy USCC (odpowiednik naszego NIP/REGON) i aktualną licencję działalności gospodarczej (Business License).

2. Porównaj dokument z oficjalnym rejestrem NECIPS.

3. Sprawdź status działalności, historię zmian, kary, wpisy o nieprawidłowościach i postępowania.

4. Ustal, czy sprzedawca sam produkuje towar, czy zleca go innej fabryce.

5. Potwierdź, że zakres produkcji, park maszynowy, personel i moce produkcyjne rzeczywiście odpowiadają zamówieniu.

6. Zweryfikuj certyfikaty u wystawcy oraz zakres akredytacji.

7. Zatwierdź specyfikację, próbkę wzorcową i kryteria uznania wady.

8. Sprawdź stronę umowy, zweryfikuj czy osoba podpisująca ma do tego uprawnienia oraz pieczęć firmową.

9. Porównaj beneficjenta rachunku bankowego z podmiotem wskazanym w umowie –dane powinny się zgadzać. 

10. Każdą zmianę danych płatniczych potwierdź niezależnym kanałem (np. telefonicznie, a nie tylko mailowo) – to częsty sposób oszustwa. 

11. Powiąż kolejne transze płatności z konkretnymi i mierzalnymi etapami realizacji zamówienia.

12. Przed zapłatą ostatniej raty (salda) wykonaj kontrolę towaru przed wysyłką.

Jak zweryfikować dostawcę z Chin krok po kroku?

Pełna procedura ma 12 kroków i 3 bramki decyzyjne: legalność podmiotu, zdolność wykonania zamówienia oraz bezpieczeństwo transakcji. Negatywny wynik którejkolwiek bramki zatrzymuje płatność do czasu wyjaśnienia.

Weryfikacja chińskiego kontrahenta zaczyna się przed negocjowaniem zaliczki. Najpierw importer ustala chińską (nie angielską) nazwę firmy. Potem potwierdza jej status w źródłach urzędowych. Dopiero na końcu ocenia fabrykę, produkt i płatność.

Bramka 1: Czy to legalna firma i czy będzie stroną umowy?

Aktywna spółka o podobnej nazwie to za mało – musisz potwierdzić, że to TA konkretna firma. Wynik pozytywny wymaga:

• zgodności chińskiej nazwy, 

• poprawności numeru USCC, adresu i przedstawiciela prawnego,

• stanu statusu rejestrowego (czy jest aktywny, czy są wpisy o karach, sporach czy likwidacji).

Jeśli wszystkie elementy tożsamości się zgadzają, albo każda rozbieżność ma udokumentowane, sensowne wyjaśnienie, możesz przejść do kolejnego kroku.

Bramka 2: Czy fabryka faktycznie wyprodukuje Twój towar?

• Ustal, czy dostawca sam produkuje, czy zleca produkcję.

• Sprawdź audytem proces produkcyjny, park maszynowy, personel, dostawców surowców oraz system kontroli jakości i realnej wydajności.

• Oceń, czy wydajność fabryki odpowiada skali Twojego zamówienia. 

Pamiętaj, że ładny katalog produktów niczego nie dowodzi – liczy się faktyczna zdolność produkcyjna. 

Bramka 3: Czy umowa i płatność zabezpieczają Cię przed błędem lub oszustwem? 

• Porównaj beneficjenta rachunku bankowego z podmiotem wskazanym w umowie – muszą się zgadzać. 

• Uzależnij wypłatę salda od wyniku kontroli przedwysyłkowej (PSI).

• Zapisz wymagania produktu w załączniku technicznym.

W jakiej sytuacji należy natychmiast wstrzymać płatność?

Niezależnie od etapu zatrzymaj proces, jeśli dostawca:

• odmawia podania chińskiej nazwy,

• prosi o wpłatę na prywatny rachunek (nie firmowy),

• zmienia beneficjenta bez formalnego aneksu do umowy,

• blokuje dostęp do niezależnej inspekcji przed wysyłką. 

Jakie dane trzeba uzyskać od chińskiego dostawcy?

Poproś o chińską nazwę prawną, USCC, Business License, adres zakładu, dane strony umowy, dane rachunku, upoważnienie podpisującego, dokumenty produktu i zgodę na audyt. Brak podstawowych danych kończy weryfikację.

Dokumenty przesłane przez sprzedawcę to materiał wyjściowy do porównania, a nie ostateczne potwierdzenie prawdy. Każdą z tych danych powinieneś zweryfikować niezależnie zamiast opierać się tylko na podstawie tego, co dostałeś mailem. 

Dostawca powinien również wskazać firmy, którym zleca kluczowe procesy wpływające na jakość finalnego produktu. Do takich procesów należą:

• galwanizacja, 

• lakierowanie, 

• montaż elektroniki, 

• szycie, 

• sterylizacja, 

• pakowanie żywności.

Dokumentacja zależy od kategorii produktu

Business License potwierdza tylko, że firma legalnie istnieje – nie zastępuje zezwoleń branżowych ani dokumentacji wymaganej w UE. Różne kategorie towarów podlegają różnym reżimom prawnym, m.in.:

• żywność,

• wyroby medyczne,

• kosmetyki,

• zabawki,

• elektronika,

• środki ochrony indywidualnej (ŚOI),

• produkty z bateriami.

Dla każdej z tych kategorii trzeba sprawdzić osobno, jakie certyfikaty i zezwolenia są wymagane – zarówno po stronie chińskiej, jak i unijnej.

Jak odczytać chińską Business License?

Business License pozwala zidentyfikować chińską firmę po dwóch danych: nazwie i 18-znakowym numerze USCC. Z dokumentu odczytaj typ podmiotu, przedstawiciela prawnego, kapitał, datę założenia, adres i zakres działalności, a następnie każdy z tych elementów porównaj z danymi w oficjalnym rejestrze.

Weryfikacja fabryki w Chinach nie zaczyna się od zdjęć hali produkcyjnej. Zaczyna się od ustalenia, kto prawnie prowadzi zakład. Służy do tego Business License(pod chińską nazwą 营业执照) – dokument sporządzony przede wszystkim w języku chińskim. 

Co oznacza 18-znakowy USCC?

Unified Social Credit Code, 统一社会信用代码, jest unikalnym identyfikatorem osoby prawnej lub innej organizacji. Kod składa się z 18 cyfr i wielkich liter. Standard nie używa liter I, O, Z, S i V. Ostatni znak pełni funkcję kontrolną.

USCC nie jest dokładnym odpowiednikiem polskiego NIP. Łączy funkcje identyfikacyjne używane przez kilka chińskich systemów administracyjnych. Wyszukiwanie po USCC (a nie po nazwie) ogranicza ryzyko pomylenia dwóch spółek o podobnych nazwach.

Które pola trzeba przepisać bez tłumaczenia?

• 名称 — pełna chińska nazwa rejestrowa;

• 统一社会信用代码 — USCC;

• 类型 — forma lub typ podmiotu;

• 法定代表人 albo 负责人 — przedstawiciel prawny albo osoba odpowiedzialna;

• 注册资本 — kapitał zarejestrowany;

• 成立日期 — data utworzenia;

• 住所 — zarejestrowany adres;

• 经营范围 — zakres działalności;

• 登记机关 — organ rejestrujący.

Układ dokumentu zależy od typu podmiotu i wzoru obowiązującego w danej chwili. Nowszy wzór nie musi zawierać terminu działalności. Jeśli coś nie zgadza się między starym skanem, a rejestrem – rozstrzygający jest rejestr, bo pokazuje stan aktualny.

Wysoki kapitał zarejestrowany nie oznacza, że firma ma te pieniądze na koncie. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością założonych po 1 lipca 2024 r. wspólnicy mają 5 lat na faktyczne wniesienie zadeklarowanych wkładów. Wysokość kapitału nie jest więc dowodem wypłacalności, a jedyne jej deklaracją. 

Jak sprawdzić chińską firmę w oficjalnym rejestrze NECIPS?

Wyszukaj firmę w National Enterprise Credit Information Publicity System po USCC i pełnej chińskiej nazwie. Porównaj wynik ze skanem licencji, przejrzyj historię zmian, raporty roczne i wszystkie zakładki ryzyka.

Oficjalny system działa pod nazwą 国家企业信用信息公示系统. Skrót NECIPS pochodzi od angielskiej nazwy National Enterprise Credit Information Publicity System. Wejście prowadzi przez domenę gsxt.gov.cn.

Procedura

1. Skopiuj USCC jako dokładny ciąg 18 znaków. Nie przepisuj kodu na szybko ze zdjęcia bez ponownego porównania.

2. Wyszukaj kod w systemie. Powtórz wyszukiwanie przy użyciu pełnej chińskiej nazwy.

3. Otwórz wynik, w którym kod i nazwa są identyczne z dokumentem dostawcy.

4. Porównaj status, przedstawiciela prawnego, datę utworzenia, adres, kapitał i zakres działalności.

5. Sprawdź wspólników, osoby zarządzające, oddziały i historię zmian danych.

6. Otwórz raporty roczne i zwróć uwagę na ewentualne przerwy w raportowaniu.

7. Sprawdź rejestry ryzyka: przejrzyj kary administracyjne, wykaz nieprawidłowej działalności i wykaz poważnych naruszeń.

8. Zapisz wynik z datą weryfikacji – dane trzeba zawsze odświeżyć przed kolejnym dużym zamówieniem.

Co, jeśli nie możesz dostać się do systemu?

Chińskie formularze wykorzystują znaki, CAPTCHA i regionalne podsystemy. Problem z dostępem nie oznacza, że firma nie istnieje. W takim przypadku warto zlecić sprawdzenie osobie znającej chińskie środowisko językowe i poprosić o raport z numerem identyfikacyjnym rekordu. 

Jak czytać raport roczny?

Raport roczny zawiera dane przekazywane przez samą firmę. Część informacji finansowych podmiot udostępnia publicznie dobrowolnie i według własnego wyboru. Dlatego:

• brak kwot przychodów lub aktywów – nie muszą być sygnałem ostrzegawczym,

• brak terminowych raportów albo wpis do wykazu nieprawidłowej działalności – to już wymaga wyjaśnienia.

Rejestr pokazuje wyłącznie stan administracyjny firmy. Nie zastępuje rozmowy z osobą odpowiedzialną za proces, kontroli miejsca produkcji ani analizy umowy. Warto pamiętać o tym, że aktywny wpis w NECIPS to nie certyfikat uczciwości. To tylko potwierdzenie, że firma formalnie istnieje. 

Co potwierdza oficjalny rejestr, a czego nie potwierdza?

Rejestr potwierdza dane i status podmiotu w chwili sprawdzenia. Nie potwierdza wypłacalności, prawdziwości kontaktu handlowego ani jakości produktu. Nie potwierdza również, że firma jest właścicielem fabryki, że wskazany rachunek faktycznie należy do tego podmiotu, ani że zamówienie zostanie na 100% wykonane w przyszłości, 

To rozróżnienie jest dużo trudniejsze do uchwycenia niż sama procedura wyszukiwania w rejestrze – bo każdy dowód odpowiada tylko na jedno, wąskie pytanie. Dlatego dowody trzeba łączyć – poleganie na samym rejestrze to jeden z najczęstszych błędów importerów. 

Kiedy różnica między firmami to nie problem?

Nie każda różnica między 4 tożsamościami (producent, eksporter, sprzedawca, beneficjent rachunku) oznacza błąd lub oszustwo. Odrębny producent, eksporter i sprzedawca tworzą prawidłowy łańcuch pod warunkiem udokumentowania powiązań. 

Co musi zawierać bezpieczna struktura?

Dla każdej firmy w łańcuchu trzeba wskazać:

• nazwę i USCC,

• rolę w transakcji (kto produkuje, kto eksportuje, kto sprzedaje),

• podstawę rozliczenia (na jakiej podstawie dana firma otrzymuje płatność),

• adres i numer rachunku. 

Niewyjaśnione ogniwo pozostaje otwartym ryzykiem. Dotyczy to również spółek powiązanych.

Jak to wygląda w praktyce?

Firma figuruje jako aktywna, ma 8 lat historii i szeroki zakres działalności. Wszystko wygląda i przebiega dobrze, ale sprzedawca prosi o przelew na rachunek osoby prywatnej, tłumacząc to „chwilowym problemem bankowym”. Weryfikacja rejestrowa przeszła pomyślnie, lecz transakcja nie spełnia warunku bezpieczeństwa płatności. Numer bankowy osoby prywatnej to klasyczny sygnał ostrzegawczy. 

Jak sprawdzić status firmy, kary i postępowania w Chinach?

Po sprawdzeniu NECIPS sprawdź jeszcze wykazy nieprawidłowej działalności, poważnych naruszeń, informacje celne, publiczne orzeczenia sądowe i postępowania egzekucyjne. Uwaga! Brak wpisów nie oznacza automatycznie, że firma nie ma długów ani sporów – to po prostu brak informacji, a nie dowód ich nieistnienia. 

Status aktywny występuje w rejestrach pod określeniami 存续, 在业 albo 开业. Status 注销 oznacza zakończoną rejestrację. Status 吊销 oznacza cofnięcie licencji. Podmiot z cofniętą licencją zachowuje obowiązki likwidacyjne, lecz nie powinien przyjmować nowych zamówień handlowych.

Cztery systemy, które uzupełniają NECIPS?

• 中国海关企业进出口信用信息公示平台 — oficjalna platforma informacji celnej o podmiotach zarejestrowanych lub ujętych w ewidencji celnej;

• 中国裁判文书网 — oficjalna baza opublikowanych orzeczeń sądowych;

• 中国执行信息公开网 — publiczne informacje o postępowaniach egzekucyjnych i ograniczeniach;

• 信用中国 — publiczne informacje kredytowe i administracyjne udostępniane przez państwo.

Od 1 kwietnia 2026 r. chińska administracja celna klasyfikuje firmy w 5 poziomach:

1. Zaawansowana certyfikacja

2. Certyfikowane

3. Zwykłe

4. Nierzetelne

5. Poważnie nierzetelne. 

Dwie pierwsze kategorie odpowiadają chińskiemu programowi AEO (Authorized Economic Operator — zaufany operator gospodarczy, uznawany też w UE). 

Uwaga! Status celny nie jest oceną jakości produktu – to tylko ocena wiarygodności firmy jako uczestnika obrotu celnego. 

Firmy nie ma w bazie celnej – co to znaczy?

Są dwie możliwości wyjaśnienia tej sytuacji.

1. Dostawca nie eksportuje we własnym imieniu (nie ma własnych uprawnień eksportowych).

2. Dostawca korzysta z pośrednika eksportowego. 

W takiej sytuacji trzeba zidentyfikować faktyczny podmiot obsługujący eksport i udokumentować jego relację z producentem (patrz: poprzednia zasada o łańcuchu producent–eksporter–sprzedawca).

Pamiętaj! NECIPS nie daje pełnego zaświadczenia o braku zaległości podatkowych. Baza orzeczeń nie gwarantuje ujęcia wszystkich sporów i wszystkich etapów sprawy. Raport nie powinien używać zdania „firma nie ma długów ani postępowań” na podstawie samego braku wyników.

Jak rozpoznać fabrykę, pośrednika i firmę handlową?

Zakres działalności to dopiero pierwszy filtr. O tym, czy firma faktycznie jest producentem, rozstrzyga dowód faktycznej kontroli nad zakładem, maszynami, personelem i procesem produkcyjnym – nie sama nazwa czy zapis w rejestrze. 

Chińska Business License zawiera słowa pomagające w klasyfikacji. Wyrażenia 生产 i 制造 odnoszą się do produkcji. Wyrażenie 加工 odnosi się do przetwarzania. Słowa 销售, 批发, 贸易 i 商贸 wskazują sprzedaż, hurt lub handel. Szeroki zakres działalności nie dowodzi, że firma sama wykonuje wszystkie procesy we własnym zakresie. 

Jakie dowody potwierdzają własną produkcję?

• Zgodność nazwy operatora zakładu z dokumentami rejestrowymi;

• prawo własności albo umowa najmu obiektu;

• lista maszyn z numerami, przeznaczeniem i wydajnością;

• pracownicy przypisani do produkcji i kontroli jakości;

• zapisy przyjęcia surowców, kontroli międzyoperacyjnej i zwolnienia partii;

• zlecenia produkcyjne dotyczące podobnej technologii;

• moce produkcyjne policzone dla konkretnego modelu i terminu;

• identyfikowalność partii od materiału do opakowania.

Rozmowa wideo z hali – jak powinna wyglądać?

Rozmowa wideo z hali jest testem wstępnym i ma jeden najważniejszy warunek – musi być jednym, ciągłym nagraniem. Osoba prowadząca rozmowę powinna pokazać po kolei: wejście do obiektu, nazwę budynku, magazyn materiałów, maszyny, stanowiska kontroli i gotowe wyroby. Film promocyjny (wcześniej nagrany i montowany) nie spełnia tego warunku.

Pośrednik lub firma handlowa – czy są złym wyborem?

Pośrednik nie jest automatycznie złym wyborem. Firma handlowa, która koordynuje kilka zakładów, konsoliduje towary i obsługuje eksport nie jest złym wyborem. Ryzyko rośnie wtedy, gdy pośrednik ukrywa producenta, zakazuje audytu fabryki albo przenosi produkcję do innego zakładu bez zgody kupującego.

Zabezpieczenie w umowie

Umowa powinna wprost określać zaakceptowany zakład produkcyjny i zasady dotyczące podwykonawstwa. Zmiana miejsca produkcji powinna wymagać pisemnej zgody kupującego. To zabezpiecza przed sytuacją, w której dobra próbka pochodzi z jednej (lepszej) fabryki, a rzeczywista produkcja seryjna trafia do tańszego, niesprawdzonego zakładu. 

Czy Gold Supplier i Verified Supplier na Alibaba potwierdzają wiarygodność?

Nie. Ani Gold Supplier, ani Verified Supplier nie gwarantują jakości produktu, wypłacalności firmy ani zgodności towaru z zamówieniem.

Odznaki platformowe są przydatne jako pierwszy, tani filtr, ale nie zastępują opisanego wcześniej due diligence (NECIPS, audyt fabryki, weryfikacja beneficjenta rachunku itd.). 

Gold Supplier

• to płatny status członkostwa premium,

• oznacza przejście podstawowej weryfikacji działalności,

• nie potwierdza, że sprzedawca faktycznie jest właścicielem fabryki widocznej na zdjęciach w ofercie.

Verified Supplier

• to szersza ocena wykonana przez niezależną jednostkę zewnętrzną – obejmuje ocenę profilu, zdolności produkcyjnych, produktów i kontroli procesu,

• ale nawet tutaj sama odznaka to za mało – trzeba pobrać pełny raport oceny z datą raportu, adresem zakładu, nazwą prawną i zakresem produktów. Wszystkie te dane muszą odpowiadać bieżącej transakcji.

Trade Assurance – zakres ochrony

Trade Assurance działa w granicach zamówienia zawartego i opłaconego przez platformę Alibaba. Ochrona zależy od zapisanych parametrów produktu, terminu wysyłki i dowodów. 

Ustalenia zawarte tylko w komunikatorze (np. WeChat, WhatsApp, czat na platformie poza formularzem zamówienia) osłabiają pozycję kupującego – nie są objęte tą samą ochroną, bo nie są częścią zamówienia. 

Sama odznaka (Gold Supplier, Verified Supplier) nigdy nie uzasadnia przelewu za pierwsze duże zamówienie. To tylko jeden rekord w teczce dostawcy – jeden element wśród wielu. Decyzję tworzy dopiero łączna zgodność wszystkich sprawdzonych warstw: rejestru, zakładu, produktu, umowy i rachunku.

Jak sprawdzić rachunek bankowy chińskiego dostawcy?

Zasada podstawowa: beneficjent rachunku powinien być tym samym podmiotem, co strona umowy. Jeśli to inny podmiot – trzeba osobno sprawdzić jego rejestrację, powiązanie prawne z dostawcą i podstawę, na jakiej otrzymuje płatność. 

Dlaczego sprawdzenie rachunku bankowego jest takie ważne?

Rachunek bankowy jest osobną warstwą weryfikacji. Legalna firma i autentyczna Business License nie chronią przed przejęciem skrzynki e-mail. Oszustwo typu BEC (Business Email Compromise) polega na tym, że oszust włamuje się do prawdziwej, wcześniejszej korespondencji i podmienia w niej numer rachunku. Reszta wiadomości wygląda autentycznie, bo faktycznie jest częścią rozmowy, która miała miejsce. 

Jak wykonać kontrolę beneficjenta?

1. Porównaj nazwę beneficjenta z pełną nazwą strony umowy.

2. Sprawdź kraj rachunku, nazwę banku, adres banku i kod SWIFT.

3. Poproś o formalne potwierdzenie rachunku na dokumencie firmowym.

4. Potwierdź dane telefonicznie w rozmowie z osobą znaną z wcześniejszego kontaktu.

5. Nie dzwoń na numer telefonu podany w wiadomości dotyczącej zmiany rachunku – to może być numer oszusta.

6. Wprowadź zatwierdzenie nowego beneficjenta przez drugą osobę w swojej firmie.

7. Zapisz dane rachunku w podpisanej umowie albo aneksie.

Rachunek w Hongkongu – czy to problem?

Nie automatycznie. To częsty, legalny model: producent z Chin kontynentalnych sprzedaje przez powiązaną spółkę handlową w Hongkongu. W takiej sytuacji:

• sprawdź spółkę w Hong Kong Companies Registry

• udokumentuj  jej relację z producentem

• upewnij się, że strona umowy i faktury odpowiadają przyjętej strukturze.

Rachunek osoby prywatnej, kryptowaluta lub przekaz gotówkowy tworzą nieakceptowalne ryzyko przy zamówieniu B2B. Tłumaczenie typu “limit bankowy firmy” nie eliminuje ryzyka. Nawet mały przelew testowy nie jest potwierdzeniem. 

Procedura przy zmianie rachunku

1. Zatrzymaj płatność.

2. Zadzwoń na numer zapisany przed zmianą (nie na ten podany w nowej wiadomości).

3. Potwierdź instrukcję podczas wideorozmowy.

4. Zażądaj aneksu do umowy. 

5. Wykonaj ponowną, pełną kontrolę beneficjenta. 

Ważne! Presja czasu (“płać dziś, bo inaczej stracisz zamówienie”) to sygnał, że kontrola powinna być BARDZIEJ, a nie mniej rygorystyczna. 

Czy chiński dostawca musi mieć licencję eksportową?

Nie istnieje jedna uniwersalna licencja eksportowa dla każdej chińskiej firmy. To częste uproszczenie, które znajdziesz w starszych poradnikach, ale dziś jest ono nieaktualne. Od 30 grudnia 2022 r. nie obowiązuje ogólna rejestracja operatora handlu zagranicznego. Nadal obowiązują procedury celne i pozwolenia sektorowe.

Co to oznacza w praktyce?

• Firma eksportująca towary we własnym imieniu podlega wymaganiom celnym.

• Wybrane kategorie towarów mogą podlegać dodatkowo licencjom, kontyngentom, kontroli eksportu albo innym ograniczeniom – zależnie od kodu towarowego i jego przeznaczenia.

Importer powinien wiedzieć i mieć udokumentowane:

• kto jest producentem,

• kto jest eksporterem,

• kto jest stroną umowy,

• kto jest beneficjentem płatności.

Brak dawnego certyfikatu zgłoszenia operatora handlu zagranicznego nie jest czerwoną flagą – ten wymóg już po prostu nie obowiązuje. Czerwoną flagą pozostaje brak jasnej odpowiedzi, kto faktycznie widnieje jako eksporter w dokumentach celnych. Weryfikacja powinna dotyczyć faktycznego modelu transakcji, a nie sprawdzania, czy istnieje jeden konkretny, formalny dokument.

Jak zweryfikować certyfikaty i zgodność produktu?

Zasada podstawowa (reguła zakresu): nazwa firmy + adres zakładu + model produktu + norma + data ważności muszą tworzyć jeden spójny łańcuch. Brak choćby jednego elementu = konieczna dodatkowa kontrola.

Ważne rozróżnienie: certyfikat systemu zarządzania (np. ISO 9001) nie zastępuje raportu badania samego produktu. A raport z badania próbki nie obejmuje automatycznie całej serii produkcyjnej.

Certyfikat jest użyteczny tylko wtedy, gdy jego zakres pokrywa dostawcę, miejsce produkcji i konkretny zamawiany produkt. Dokument z nazwą innej spółki wymaga dowodu prawa do korzystania z niego. Dokument z innym adresem wymaga sprawdzenia, czy obejmuje aktualny zakład.

Jak sprawdzić certyfikat ISO?

1. Potwierdź certyfikat bezpośrednio u jednostki certyfikującej (nie u dostawcy).

2. Sprawdź akredytację tej jednostki i zakres tej akredytacji.

3. Skorzystaj z IAF CertSearch — narzędzia do weryfikacji akredytowanych certyfikatów systemów zarządzania.

Uwaga! Sam napis "ISO" na stronie internetowej dostawcy nie jest certyfikatem.

Jak sprawdzić raport z laboratorium?

Raport powinien wskazywać model, próbkę, zdjęcia, normę, metodę, wyniki i datę. 

• Skontaktuj się z laboratorium używając danych znalezionych niezależnie.

• Sprawdź, czy zakres akredytacji laboratorium obejmuje konkretną metodę badawczą użytą w raporcie. 

• Skorzystaj z ILAC – wykazu jednostek akredytujących i podmiotów oceniających zgodność.

Czy znak CE potwierdza bezpieczeństwo towaru?

Nie ma jednego uniwersalnego „certyfikatu CE” dla wszystkich produktów. Dla części kategorii producent przeprowadza ocenę zgodności bez udziału zewnętrznej instytucji. Dla innych kategorii wymagany jest udział jednostki notyfikowanej. 

Importer powinien zawsze sprawdzić:

• podstawę prawną, 

• deklarację zgodności UE, 

• dokumentację techniczną, 

• oznakowanie i identyfikowalność.

Rozporządzenie (UE) 2023/988 – ogólne bezpieczeństwo produktów

Obowiązuje od 13 grudnia 2024 r. Importer, zanim wprowadzi produkt na rynek UE, musi upewnić się, że spełnia on ogólne wymaganie bezpieczeństwa. Pozytywny audyt chińskiej firmy nie przenosi tej odpowiedzialności na producenta – odpowiedzialność za bezpieczeństwo produktu na rynku UE zawsze pozostaje po stronie importera.

Czy zamówienie próbki wystarczy do oceny dostawcy?

Nie. Próbka sprawdza wykonanie jednego, pojedynczego egzemplarza. Dopiero zatwierdzona specyfikacja, zapieczętowany wzorzec, kontrola produkcji i PSI łączą próbkę z towarem seryjnym.

Próbka jest obowiązkowym testem przed produkcją seryjną, ale nie jest dowodem, że proces produkcyjny jest stabilny. Dostawca potrafi wykonać jedną sztukę ręcznie, znacznie staranniej niż tysiące sztuk później na linii produkcyjnej. Materiał, z którego wykonana jest próbka nie gwarantuje, że taki materiał zostanie później wykorzystany do produkcji.

Jak zamienić próbkę w mierzalny wzorzec?

1. Nadaj próbce numer i datę zatwierdzenia.

2. Zrób zdjęcia detali, wymiarów, etykiet i opakowania.

3. Załącz pełną specyfikację materiałową i tolerancje.

4. Zapisz parametry funkcjonalne oraz metody testów.

5. Określ wady krytyczne, poważne i drobne.

6. Zapieczętuj egzemplarz pozostający u producenta i egzemplarz importera.

7. Wskaż wzorzec w umowie i liście kontrolnej PSI.

Trzy rodzaje próbek

• Próbka handlowa wybrana przed zamówieniem nie musi pochodzić z docelowej linii.

• Próbka przedprodukcyjna powinna używać zatwierdzonych materiałów i narzędzi.

• Próbka z produkcji seryjnej potwierdza dopiero rzeczywisty proces.

Opakowanie to również część wzorca

Opakowanie również jest elementem wzorca. Specyfikacja powinna określać karton jednostkowy, karton zbiorczy, zabezpieczenia, liczbę sztuk, etykiety i sposób paletyzacji. Dobra próbka bez zatwierdzonego opakowania nie chroni przed uszkodzeniem w transporcie.

Kontrola sposobu pobrania próbki do badania laboratoryjnego

• Próbka wysłana samodzielnie przez dostawcę → potwierdza tylko cechy tego jednego, wybranego egzemplarza.

• Niezależne pobranie z oznaczonej partii (np. przez firmę inspekcyjną) → dopiero to tworzy wiarygodny związek między raportem laboratoryjnym a rzeczywistym zamówieniem.

Umowa powinna zakazać zmiany materiału, komponentu, poddostawcy i miejsca produkcji bez pisemnej zgody kupującego. Ta zasada chroni przed „cichą optymalizacją” po zatwierdzeniu próbki.

Na czym polega audyt fabryki w Chinach?

Audyt fabryki ocenia zakład, personel, maszyny, system jakości, moce, podwykonawców i dokumentację w określonym dniu. Zakres audytu trzeba dopasować do produktu oraz ryzyk technicznych, prawnych i społecznych.

Audyt nie jest spacerem po hali. Audytor pracuje według listy kryteriów i gromadzi dowody. Raport powinien zawierać zdjęcia, dokumenty, niezgodności, ocenę ryzyka oraz działania korygujące z terminami.

Jak wybrać jednostkę audytową?

Sprawdź doświadczenie w danej technologii, niezależność, język raportu, czas pracy na miejscu i politykę konfliktu interesów. 

Norma ISO/IEC 17020:2026 określa wymagania dotyczące kompetencji, bezstronności i spójnego działania jednostek inspekcyjnych. Sprawdź, czy akredytacja jednostki obejmuje właściwy zakres inspekcji.

Kto powinien wybierać i opłacać audytora

Dostawca nie powinien sam wybierać i opłacać audytora bez kontroli importera. Prawidłowy układ:

• importer określa zakres audytu,

• importer otrzymuje raport bezpośrednio (nie za pośrednictwem dostawcy),

• importer zachowuje prawo bezpośredniego kontaktu z audytorem.

Dostawca pokrywa koszt ponownego audytu tylko wtedy, gdy umowa wyraźnie przewiduje taki skutek w razie stwierdzenia niezgodności.

Audyt zapowiedziany vs. niezapowiedziany

Audyt zapowiedziany ujawnia działający proces w przygotowanym dniu. Niezapowiedziana kontrola daje inny rodzaj dowodu, lecz wymaga prawa wejścia i dobrej organizacji. Dla pierwszego zamówienia najważniejsza jest możliwość sprawdzenia dokumentów oraz wszystkich procesów wpływających na produkt.

Ile kosztuje audyt fabryki w Chinach?

Publiczne oferty z sierpnia 2026 r. lokują podstawowy audyt w przedziale 240–700 USD za audyt lub dzień pracy audytora. Ostateczna cena zależy od zakresu, lokalizacji, czasu i wymaganych kompetencji.

Rynek nie ma jednego urzędowego cennika. Część operatorów podaje stawkę za auditor-day, czyli za jeden dzień pracy jednego audytora. Inni wyceniają cały projekt po analizie kwestionariusza i lokalizacji.

Przedział 240–700 USD powstał z porównania 3 publicznych ofert operatorów działających w Chinach w sierpniu 2026 r. Traktuj go jako budżet orientacyjny dla podstawowego zakresu. Audyt społeczny, techniczny albo bezpieczeństwa wymaga większej liczby godzin i specjalistycznych kompetencji – więc może kosztować więcej.

Co powinno znaleźć się w wycenie?

• liczba auditor-days i liczba lokalizacji;

• koszty dojazdu do odległego regionu;

• zakres dokumentów i procesów;

• język raportu i termin jego przekazania;

• sprawdzenie działań korygujących;

• badania laboratoryjne oraz pomiary specjalistyczne;

• koszt ponownego audytu po wyniku negatywnym;

• podatki i opłaty bankowe.

Niska cena traci znaczenie, gdy audytor spędza w fabryce 2 godziny, nie zna technologii albo wysyła raport bez dowodów. Dlatego zapytanie ofertowe powinno jasno określać: minimalny czas na miejscu, wymaganą liczbę zdjęć, wykaz dokumentów do sprawdzenia i sposób klasyfikacji niezgodności.

Koszt audytu trzeba porównać z ekspozycją, czyli sumą zaliczki, wartości partii, transportu, cła, podatku, przepakowania, wycofania produktu i odpowiedzialności za jego bezpieczeństwo. Audyt jest uzasadniony, gdy jego wynik faktycznie wpływa na decyzję o tych kosztach.

Na czym polega kontrola jakości przed wysyłką?

Pre-Shipment Inspection (PSI) to kontrola losowej próbę gotowej partii – wykonywana przed wysyłką i zapłatą salda. Inspektor porównuje produkt ze specyfikacją, wzorcem, ustalonymi kryteriami wad, ilością, zamówioną ilością, oznakowaniem i opakowaniem.

Kiedy wykonać PSI

PSI odbywa się po zakończeniu produkcji. Praktyczny próg organizacyjny to:

• minimum 80% gotowego zamówienia,

• odpowiednia liczba zapakowanych sztuk — na tyle duża, by można było skontrolować opakowania i oznaczenia.

Jak działa AQL i pobieranie próbek?

ISO 2859-1:2026 opisuje plany pobierania próbek do kontroli według cech jakościowych. Trzy parametry wyznaczają liczbę sprawdzanych sztuk oraz progi przyjęcia/odrzucenia partii:

• wielkość partii,

• poziom inspekcji,

• ustalony AQL (Acceptable Quality Level).

Importer ustala wartości osobno dla wad krytycznych, poważnych i drobnych. Produkt medyczny, zabawka albo element bezpieczeństwa wymagają ostrzejszych kryteriów niż dekoracja bez funkcji ochronnej. Wady krytyczne powinny mieć zerową tolerancję w umowie.

Co powinien zawierać raport PSI?

• identyfikację dostawcy, fabryki, zamówienia i partii;

• stan produkcji oraz liczbę gotowych i zapakowanych sztuk;

• plan pobierania próbek i liczbę skontrolowanych egzemplarzy;

• listę testów funkcjonalnych oraz ich wyniki;

• pomiar wymiarów, masy i parametrów technicznych;

• wady krytyczne, poważne i drobne ze zdjęciami;

• kontrolę oznaczeń, instrukcji, kodów, opakowań i kartonów;

• jednoznaczny wynik zgodny, niezgodny albo oczekujący na decyzję.

Czego PSI nie zastępuje?

PSI jest badaniem próbki, a nie kontrolą 100% partii. Kontrola każdej sztuki stanowi osobną usługę i również wymaga zaplanowania testów. Wynik pozytywny nie zastępuje badań laboratoryjnych wymaganych przez przepisy.

Jakie sygnały ostrzegawcze powinny zatrzymać zamówienie?

Zatrzymaj zamówienie przy odmowie podania chińskiej nazwy, niezgodnym USCC, cofniętej licencji, prywatnym rachunku, nagłej zmianie beneficjenta, ukrytej fabryce, sfałszowanym certyfikacie albo odmowie niezależnej inspekcji.

Czerwona flaga nie oznacza automatycznie przestępstwa. Oznacza brak warunku pozwalającego bezpiecznie wykonać następny krok. Dostawca usuwa flagę przez weryfikowalny dokument lub niezależny dowód, a nie przez zapewnienie handlowca.

Żółte flagi wymagają pogłębienia. Należą do nich krótka historia firmy, wirtualny adres, szeroki katalog niepowiązanych produktów, brak własnej domeny e-mail, duża liczba zmian udziałowców oraz moce produkcyjne niepasujące do liczby maszyn.

Oszuści nie muszą tworzyć fałszywej firmy od zera. Częstsze metody to: 

podszywanie się pod realny, istniejący podmiot, 

przejęcie korespondencji

wykorzystanie prawdziwego certyfikatu innej fabryki. 

Z tego powodu dokumenty trzeba łączyć z niezależnym sprawdzeniem kontaktu, zakładu, produktu i płatności.

Kiedy samodzielna weryfikacja dostawcy nie wystarcza?

Samodzielne sprawdzenie w rejestrze to dobry pierwszy filtr, ale odpowiada on tylko na pytanie “czy ta firma legalnie istnieje?”. Przy nowym dostawcy, wysokiej zaliczce, produkcie regulowanym, własnej marce, formie produkcyjnej, złożonym procesie albo odmowie pełnej transparentności jest potrzebny audyt lokalny. 

Weryfikacja zdalna dobrze odpowiada na pytanie o tożsamość firmy. Nie odpowiada w pełni na pytanie o stan zakładu i nie pozwala też sprawdzić, czy dokument okazany przez handlowca dotyczy miejsca wykonującego zamówienie.

Jak dopasować poziom kontroli do ryzyka?

Ryzyko rośnie również wtedy, gdy dostawca oferuje DDP (Delivered Duty Paid — dostawa z opłaconym cłem) bez jasnego wskazania, kto jest importerem i jak będzie przebiegać odprawa celka. Niska cena dostawy nie uzasadnia nieprawidłowej deklaracji celnej. Polski przedsiębiorca powinien wiedzieć:

• jaką rolę pełni w łańcuchu dostaw (czy formalnie jest importerem, czy ktoś inny),

• jakie dokumenty potwierdzają legalne wprowadzenie towaru na rynek.

To istotne, bo przy DDP odpowiedzialność celna bywa niejasna — a to kupujący w UE ponosi konsekwencje nieprawidłowej odprawy, nawet jeśli formalnie zajmował się nią dostawca.

Największe ryzyko samodzielnej weryfikacji wynika z błędnej interpretacji prawdziwego dokumentu. 

• Aktywna firma nie musi być fabryką.

• Producent nie musi eksportować sam. 

• Certyfikat nie musi obejmować zamawianego modelu. 

• Audyt nie musi obejmować bieżącej partii.

Imchex łączy wyszukanie i weryfikację dostawcy z kontrolą warunków handlowych, zgodności produktu, produkcji i logistyki. Taki model zmniejsza lukę między samym pozytywnym wynikiem sprawdzenia w rejestrze a faktycznym, bezpiecznym otrzymaniem zgodnego towaru.

Jak podjąć końcową decyzję o współpracy z dostawcą?

Podejmij decyzję dopiero po zamknięciu braków w 4 obszarach: podmiot, fabryka, produkt i płatność. Wynik warunkowy wymaga listy działań, terminów i dowodów przed zaliczką albo kolejnym etapem.

Raport końcowy nie powinien kończyć się samą punktacją. Jedna krytyczna niezgodność waży więcej niż 10 pozytywnych sygnałów. Prywatny rachunek nie staje się bezpieczny dzięki ładnej fabryce. Sfałszowany raport z badań nie traci znaczenia dzięki długiej historii spółki.

Jak wygląda praktyczna karta decyzji?

• Podmiot: aktywny status, zgodna nazwa, USCC, przedstawiciel i historia;

• Umowa: prawidłowa strona, umocowanie, pieczęć, specyfikacja i odpowiedzialność;

• Fabryka: ujawniona lokalizacja, zasoby, moce, proces i podwykonawcy;

• Produkt: zatwierdzona próbka, dokumentacja, badania i wymogi rynku UE;

• Płatność: sprawdzony beneficjent, kontrola zmian i płatności etapowe;

• Jakość: plan kontroli, kryteria wad, PSI i procedura poprawy;

• Eksport: wskazany eksporter, dokumenty celne i pozwolenia sektorowe;

• Ryzyko: brak otwartych czerwonych flag.

Kontynuuj, gdy każdy obszar ma dowód i nie występuje krytyczna niezgodność. 

Kontynuuj warunkowo, gdy brak da się zamknąć przed płatnością. Z

Zatrzymaj, gdy dostawca blokuje dowód, zmienia tożsamość transakcji albo oczekuje przelewu mimo sprzeczności.

Najbezpieczniejsza współpraca nie opiera się na zaufaniu do jednego dokumentu. Opiera się na spójnym łańcuchu dowodów i kontroli przypisanych do kolejnych etapów. Weryfikacja dostawcy i organizacja importu z Chin przez Imchex pozwala połączyć te etapy w jeden proces przed wysłaniem środków.

Jakie pytania pojawiają się przed pierwszym zamówieniem z Chin?

Importerzy pytają przede wszystkim o legalność firmy, numer USCC, fabrykę, platformowe odznaki, rachunek, próbki, koszt audytu i PSI. Każda odpowiedź dotyczy innej warstwy ryzyka.

Jak sprawdzić, czy dostawca z Chin jest legalny?

Uzyskaj chińską nazwę, USCC i Business License. Porównaj dane z NECIPS. Sprawdź status i wpisy ryzyka. Legalność podmiotu nie kończy oceny fabryki, produktu i płatności.

Jak sprawdzić firmę po chińskim NIP?

Użyj 18-znakowego USCC. Nie traktuj go jako dokładnego odpowiednika polskiego NIP. Wyszukaj kod oraz pełną chińską nazwę w oficjalnym systemie.

Jak sprawdzić osobę podpisującą umowę?

Porównaj ją z przedstawicielem prawnym w rejestrze. Inna osoba powinna przedstawić upoważnienie. Umowa powinna wskazywać chińską nazwę podmiotu i jego USCC.

Jak sprawdzić, czy sprzedawca jest producentem?

Przeanalizuj zakres działalności i wykonaj audyt miejsca produkcji. Potwierdź operatora zakładu, maszyny, personel, procesy i moce dla konkretnego zamówienia.

Czy zamówienie próbki ogranicza ryzyko?

Tak, gdy próbka staje się opisanym wzorcem umownym. Nie, gdy dostawca zachowuje prawo do zmiany materiału lub fabryki bez zgody importera.

Jak wybrać firmę do audytu lub inspekcji?

Sprawdź kompetencje w danej technologii, niezależność, akredytację, zakres, czas na miejscu i strukturę raportu. Jednostka inspekcyjna powinna pracować według jawnej listy kontrolnej.

Czy brak wyników w rejestrach oznacza czystą historię?

Nie. Brak rekordu oznacza tylko brak znalezionej publikacji przy użytych danych. Raport powinien opisać sprawdzone systemy, warianty nazwy i datę kontroli.

Źródła

Poradnik opiera się na aktualnych chińskich rejestrach państwowych, przepisach Chin i Unii Europejskiej oraz normach dotyczących identyfikacji firm, audytów i pobierania próbek. Stan sprawdzono 7 sierpnia 2026 r.

WAŻNE! Poradnik ma charakter operacyjny i nie zastępuje analizy prawnej konkretnej umowy, klasyfikacji celnej ani oceny zgodności konkretnego produktu.

• National Enterprise Credit Information Publicity System: https://www.gsxt.gov.cn/

• Chińskie rozporządzenie o publicznym ujawnianiu informacji o przedsiębiorstwach, 企业信息公示暂行条例: https://xzfg.moj.gov.cn/law/download?LawID=1718&type=pdf

• China Customs Enterprise Import and Export Credit Information Publicity Platform: https://credit.customs.gov.cn/

• Rozporządzenie Generalnej Administracji Celnej nr 282, obowiązujące od 1 kwietnia 2026 r.: https://www.customs.gov.cn/customs/2026-01/15/article_2026011508415067166.html

• China Judgements Online: https://wenshu.court.gov.cn/

• China Enforcement Information Disclosure: https://zxgk.court.gov.cn/

• Ministerstwo Handlu Chin o zniesieniu rejestracji operatorów handlu zagranicznego: https://wms.mofcom.gov.cn/ztxx/myblh/art/2023/art_ded601c6f38f4400b8b0685d06558b63.html

• GB 32100-2015 — zasady budowy Unified Social Credit Code: https://openstd.samr.gov.cn/bzgk/gb/newGbInfo?hcno=24691C25985C1073D3A7C85629378AC0

• Rozporządzenie (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/988/oj/pol

• ISO 2859-1:2026 — plany pobierania próbek według AQL: https://www.iso.org/standard/85464.html

• ISO/IEC 17020:2026 — wymagania dla jednostek inspekcyjnych: https://www.iso.org/standard/17020

• IAF CertSearch — weryfikacja akredytowanych certyfikatów: https://www.iafcertsearch.org/

• ILAC — katalog akredytowanych laboratoriów i jednostek inspekcyjnych: https://ilac.org/ilac-mra-and-signatories/accredited-conformity-assessment-bodies/

• Europol — schemat oszustwa przez zmianę danych płatniczych dostawcy: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/uk.pdf