Zamówienie towaru w Chinach to zwykle najłatwiejszy etap całego procesu. Trudniej jest pogodzić ze sobą wszystkie przepisy celne, podatkowe, produktowe, chemiczne, środowiskowe i konsumenckie – bo obowiązują wszystkie naraz, niezależnie od tego, czy zdajesz sobie sprawę z ich istnienia, czy nie. A konsekwencje nieprzestrzegania przepisów bywają boleśnie kosztowne. 

Wielu importerów popełnia ten sam błąd – zakładają, że skoro towar przeszedł odprawę celną, to jest na pewno legalny i wszystko jest z nim w porządku. Ale nic bardziej mylnego – odprawa celna nie potwierdza zgodności produktu z prawem UE. A to właśnie polski importer odpowiada prawnie przed organami i producentami – niezależnie od tego, co obiecał sprzedawca.

Dlatego kluczowe decyzje trzeba podjąć znacznie wcześniej, niż się wydaje. Przed zapłatą zaliczki trzeba ustalić kod CN, przeznaczenie produktu, właściwe akty prawne, wymagane badania, treść oznakowania oraz komplet dokumentów. Dlaczego to takie ważne? Bo błąd wykryty po wyprodukowaniu partii prowadzi do kosztów magazynowania, dodatkowych badań, zmiany etykiet, zatrzymania towaru albo wycofania go ze sprzedaży.

Dziś pokażemy krok po kroku, na co zwrócić uwagę, zanim złożysz pierwsze zamówienie i jak prawidłowo zbudować proces importu.

Dlaczego warto oddać import w ręce specjalistów?

Samodzielna obsługa importu z Chin oznacza żonglowanie kilkoma niezależnymi podmiotami: agentem w Chinach, spedycją, agencją celną, laboratorium badawczym. Gdy coś pójdzie nie tak - często trudno ustalić, kto właściwie za to odpowiada. 

W Imchex działamy inaczej – jako jeden zespół prowadzący cały proces, z ludźmi na miejscu zarówno w Polsce, jak i w Chinach.

Dlaczego warto zlecić import właśnie nam?

• Bezpieczeństwo importu. Kontrola jakości i nadzór nad produkcją odbywają się bezpośrednio w Chinach, a nie zdalnie – dzięki temu problem wykrywa się na etapie fabryki, a nie dopiero w magazynie w Polsce.

• Polska faktura VAT. Rozliczenie obejmuje cały towar, a nie tylko samą usługę pośrednictwa – co upraszcza księgowość i rozliczenia podatkowe po Twojej stronie.

• Pełna obsługa dokumentacji. Od kwalifikacji produktu i wymaganych badań, przez dokumenty celne, po zgodność z przepisami obowiązującymi na rynku UE – wszystko w jednym procesie.

Chcesz sprawdzić, jak wyglądałby taki proces dla Twojego produktu? Wypełnij formularz i uzyskaj bezpłatną wycenę – bez zobowiązań.

Od czego zacząć analizę przepisów przy imporcie z Chin?

Zanim zaczniesz szukać kodu CN czy sprawdzać cło, zrób jedną ważną rzecz: opisz produkt tak dokładnie, jak to możliwe. Chodzi o konkretne cechy:  przeznaczenie, docelowy użytkownik, skład materiałowy i sposób sprzedaży. Dopiero na tej podstawie da się ustalić kod CN, przepisy sektorowe, wymagane badania, oznakowanie, rejestracje oraz należności importowe.

Dlaczego sama nazwa produktu nie wystarczy?

Niestety – sama nazwa handlowa niewiele mówi o faktycznych obowiązkach prawnych i nie wystarcza do prawidłowej kwalifikacji. „Lampka”, „zabawka”, „urządzenie kosmetyczne” albo „akcesorium kuchenne” to opisy funkcjonalne, które nie zawierają informacji o:

• napięciu zasilania, 

• obecności modułu radiowego (np. Bluetooth, Wi-Fi),

• materiałach, z których produkt jest wykonany,

• źródle zasilania, 

• kontakcie z żywnością,

• wieku docelowego użytkownika. 

A każdy z tych atrybutów uruchamia inny zestaw obowiązków. Innymi słowy – dwa produkty o tej samej nazwie handlowej mogą podlegać zupełnie różnym regulacjom. 

Przykład: jedna lampka, dwie ścieżki prawne

Weźmy prostą lampkę stołową. Jeśli jest zasilana napięciem 5 V, wyposażona w Bluetooth i baterię litową, podlega innym wymaganiom niż prosta lampka bez łączności i akumulatora. W pierwszym wariancie analizuje się między innymi RED, RoHS, przepisy o bateriach, WEEE, GPSR, REACH, opakowania i obowiązki BDO. 

Jedna funkcja techniczna – w tym przypadku Bluetooth – potrafi zmienić całkowicie mapę obowiązków prawnych.

Jakie elementy warto przeanalizować?

Analiza przeprowadzona po zamówieniu odpowiada jedynie na pytanie, jak naprawić gotowy towar. Analiza przed produkcją odpowiada na ważniejsze pytanie: jak wyprodukować partię zgodną z prawem i specyfikacją od pierwszej sztuki.

Kto prawnie odpowiada za towar sprowadzony z Chin?

Odpowiedź jest prosta, choć wielu importerów o tym zapomina. Za towar odpowiada importer z siedzibą  UE.

To on odpowiada za sprawdzenie zgodności produktu przed wprowadzeniem go na rynek. Chiński producent przygotowuje produkt i dokumenty, ale żadna umowa, faktura czy klauzula Incoterms nie przenosi ustawowych obowiązków z polskiej firmy z powrotem na dostawcę w Chinach.

Jedna dostawa – kilka różnych ról prawnych

Firma importująca z Chin pełni zwykle kilka ról prawnych naraz — nie tylko jedną. To ważne rozróżnienie, bo "importer" w rozumieniu prawa produktowego wcale nie musi być tym samym podmiotem, co "zgłaszający" w zgłoszeniu celnym.

Kiedy dystrybutor staje się producentem?

Jest jeden przypadek, o którym łatwo zapomnieć: firma, która umieszcza na produkcie własną nazwę albo znak towarowy, jest traktowana jak producent – zarówno na gruncie GPSR, jak i wielu przepisów sektorowych. Taki sam skutek wywołuje znacząca modyfikacja produktu wpływająca na jego bezpieczeństwo. 

Innymi słowy: sprzedaż pod własną marką (private label) to znacznie szersza odpowiedzialność niż zwykła dystrybucja cudzego modelu.

Dlaczego dane importera na etykiecie mają znaczenie?

Produkt objęty GPSR nie może trafić na rynek unijny bez podmiotu odpowiedzialnego z siedzibą w UE. Przy imporcie bezpośrednim tę funkcję pełni zwykle importer. Jego dane nie są ozdobą etykiety – to informacja dla organów kontrolnych i konsumentów, kto odpowiada za udostępnienie dokumentacji, współpracę przy kontroli i ewentualne działania naprawcze, jeśli coś pójdzie nie tak.

Jak ustalić kod CN, pochodzenie i stawkę celną?

Kod CN ustala się na podstawie cech, materiału, funkcji i konstrukcji towaru – nie nazwy z faktury. Tak ustalony kod sprawdza się następnie w TARIC, który pokazuje cło, środki antydumpingowe, ograniczenia, kontyngenty i wymagane dokumenty.

Firma dokonująca operacji celnych potrzebuje numeru EORI. Numer identyfikuje przedsiębiorcę w systemach celnych na terytorium UE. Ale uwaga – sam EORI nie nadaje uprawnienia do sprzedaży produktu i nie potwierdza jego zgodności.

Od czego zależy kwalifikacja?

Klasyfikacja zaczyna się od Nomenklatury Scalonej CN. TARIC rozszerza ją o środki obowiązujące w konkretnym dniu i wobec określonego pochodzenia. Ten sam produkt otrzyma inną stawkę po zmianie materiału, mocy, funkcji dominującej albo zestawu elementów. Opis „części”, „gadżety” lub „akcesoria” nie jest wystarczającym uzasadnieniem kodu.

Kiedy warto wystąpić o Wiążącą Informację Taryfową (WIT)?

Przy powtarzalnym imporcie albo spornej klasyfikacji przedsiębiorca występuje o Wiążącą Informację Taryfową. Taka decyzja:

• obowiązuje zasadniczo przez 3 lata w całej UE,

• wiąże organy celne oraz jej posiadacza.

Wniosek wymaga dokładnego opisu, zdjęć, danych technicznych, składu i próbek, jeżeli organ ich zażąda.

Pięć elementów, które trzeba rozróżnić

• Klasyfikacja taryfowa określa kod towaru i prowadzi do stawki cła.

• Wartość celna opiera się przede wszystkim na cenie faktycznie zapłaconej lub należnej, skorygowanej o elementy wymagane przez Unijny Kodeks Celny.

• Pochodzenie niepreferencyjne wpływa na środki polityki handlowej, oznaczenia w dokumentach i cła ochronne.

• TARIC wskazuje cła antydumpingowe, wyrównawcze, kontyngenty, zakazy i kody dokumentów.

• Incoterms pomagają ustalić, które koszty są już zawarte w cenie, lecz nie wyznaczają kodu ani stawki.

Wartość celna to nie to samo, co kwota z faktury

Wartość celna nie jest automatycznie równa kwocie na fakturze. Do korekt zalicza się m.in.:

• transport i ubezpieczenie do miejsca wprowadzenia na obszar celny UE,

• określone prowizje,

• opakowania,

• nieodpłatnie dostarczone formy lub projekty,

• część opłat licencyjnych związanych z towarem.

Warunki transakcji z podmiotem powiązanym wymagają dodatkowej analizy.

Cło 3 euro od 1 lipca 2026 r.

Od 1 lipca 2026 r. bezpośrednia sprzedaż na odległość towarów w przesyłkach do 150 euro do konsumentów w UE podlega tymczasowemu cłu 3 euro za każdą kategorię towarową według podpozycji taryfowej. Reguła obejmuje IOSS, procedury szczególne i standardowe rozliczenie VAT. Nie jest to uniwersalna stawka dla hurtowego importu B2B.

Jak obliczyć cło i VAT przy imporcie z Chin?

Cło oblicza się od wartości celnej według stawki wynikającej z TARIC. Podstawa VAT obejmuje wartość celną, cło, inne należności oraz wskazane koszty dodatkowe. Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%.

Stawka VAT zależy od rodzaju towaru 

Stawka 23% obejmuje większość produktów, lecz ustawa o VAT przewiduje stawki obniżone i zwolnienia dla wskazanych kategorii. Warto zapamiętać, że brak cła nie oznacza braku VAT. Import pozostaje czynnością opodatkowaną także wtedy, gdy stawka celna wynosi 0%.

Uproszczony przykład kalkulacji

To tylko przykład pokazujący mechanizm, a nie gotowa kalkulacja konkretnej dostawy. W praktyce podstawa VAT jest szersza – dolicza się do niej także koszty dodatkowe poniesione do pierwszego miejsca przeznaczenia towaru w Polsce, a w niektórych przypadkach – jeśli spełnione są warunki ustawowe – również koszty do innego, znanego już w momencie odprawy miejsca przeznaczenia w UE. Kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według kursu obowiązującego przy odprawie celnej.

Kiedy trzeba zapłacić VAT, a kiedy można go rozliczyć inaczej?

W trybie ogólnym VAT wynika ze zgłoszenia celnego i podlega zapłacie w terminie wskazanym przez przepisy celne. Jest jednak inne wyjście dla części firm: czynny podatnik VAT spełniający warunki art. 33a ustawy o VAT może rozliczyć podatek importowy w JPK_VAT bez jego wcześniejszej zapłaty organowi celnemu. To uproszczenie wymaga jednak prawidłowego statusu podatkowego, terminowych rozliczeń i zgodności danych ze zgłoszeniem.

Czym IOSS różni się od zwykłego importu?

IOSS dotyczy sprzedaży na odległość importowanych towarów w przesyłkach o wartości rzeczywistej do 150 euro, z wyłączeniami przewidzianymi w przepisach. Nie służy natomiast do rozliczania partii sprowadzanej do polskiego magazynu w celu późniejszej sprzedaży krajowej.

Czy oznaczenie CE jest wymagane przy każdym produkcie z Chin?

Nie. CE umieszcza się wyłącznie na produktach objętych przepisami, które tego oznakowania  wymagają. Pozostałe towary podlegają innym regułom – w tym GPSR. Naniesienie CE na produkt, który go nie wymaga, to błąd – takie oznakowanie uznaje się za nieprawidłowe.

CE to nie znak jakości.

Na tym etapie chcielibyśmy rozwiać częste nieporozumienie. CE nie jest znakiem jakości ani potwierdzeniem pochodzenia towaru. To oznaczenie wyraża wyłącznie deklarację producenta, że produkt spełnia wszystkie unijne wymagania, które go dotyczą. Zadaniem importera jest sprawdzenie, czy producent rzeczywiście przeprowadził właściwą ocenę zgodności, sporządził dokumentację techniczną, podpisał deklarację zgodności UE i prawidłowo naniósł oznaczenie na produkt.

Czego nie potwierdzają normy i certyfikaty?

Norma zharmonizowana opisuje techniczny sposób wykazania zgodności i daje domniemanie spełnienia wymagań, które obejmuje – ale nie zastępuje aktu prawnego. To samo dotyczy raportu ISO, certyfikatu systemu jakości fabryki albo audytu BSCI. Żaden z tych dokumentów nie potwierdza automatycznie, że sam produkt jest zgodny z przepisami. 

Kiedy potrzebna jest jednostka notyfikowana?

Jednostka notyfikowana uczestniczy w ocenie tylko wtedy, gdy wymaga tego właściwa procedura. Jej numer trzeba sprawdzić w bazie NANDO – razem z zakresem notyfikacji. Dokument wydany przez podmiot bez właściwego zakresu nie spełnia wymagań procedury.

Jak sprawdzić zgodność produktu przed wpłatą zaliczki?

Zanim przelejesz zaliczkę, przygotuj matrycę przepisów, norm i dokumentów dla konkretnego modelu. Następnie wpisz wymagania do specyfikacji i umowy, zbadaj reprezentatywną próbkę, zatwierdź etykiety oraz uzależnij płatność końcową od kontroli partii.

9 kroków, które warto wykonać przed wpłatą zaliczki

1. Zamknij definicję produktu. Ustal model, funkcje, materiały, komponenty, oprogramowanie, warianty kolorystyczne, akcesoria i opakowanie.

2. Ustal wszystkie akty prawne. Jedno urządzenie podlega równolegle kilku regulacjom, dlatego lista nie kończy się na CE.

3. Dobierz normy i metody badań. Zakres badania ma odpowiadać konstrukcji, przeznaczeniu i grupie użytkowników.

4. Zweryfikuj istniejące raporty. Sprawdź laboratorium, numer raportu, datę, zdjęcia, nazwę producenta, model, płytę główną, zasilacz i listę komponentów.

5. Zbadaj próbkę wzorcową. Próbka staje się zatwierdzonym punktem odniesienia dla produkcji, kontroli jakości i sporu.

6. Zatwierdź dokumentację. Deklaracje muszą obejmować wszystkie właściwe akty i dokładnie identyfikować produkt.

7. Przygotuj polskie treści. Etykieta, ostrzeżenia, instrukcja, karta gwarancyjna i oferta internetowa powstają przed drukiem opakowań.

8. Wprowadź kontrolę zmian. Dostawca nie zmienia materiału, baterii, zasilacza, modułu radiowego ani poddostawcy bez pisemnej zgody.

9. Skontroluj partię przed wysyłką. Kontrola potwierdza zgodność produkcji z próbką, specyfikacją, oznakowaniem i liczbą sztuk.

Kiedy raport z badania przestaje mieć wartość?

Raport z badania traci znaczenie, gdy dotyczy innego modelu albo wcześniejszej wersji konstrukcji. Podobna obudowa nie dowodzi identyczności produktu. Zmiana tworzywa, pigmentu, kleju, przewodu, baterii lub firmware’u wpływa na bezpieczeństwo chemiczne, elektryczne, radiowe albo pożarowe.

Czy akredytacja laboratorium wystarczy?

Akredytacja laboratorium według ISO/IEC 17025 wzmacnia wiarygodność wyniku, jeżeli zakres akredytacji obejmuje daną metodę badawczą. Sam logotyp laboratorium na dokumencie nie wystarcza. Przy procedurze wymagającej jednostki notyfikowanej liczy się jej formalny status i zakres, a nie nazwa dokumentu.

Kontrola jakości a ocena zgodności

Kontrola jakości i ocena zgodności odpowiadają na dwa różne pytania. Kontrola jakości sprawdza, czy partia odpowiada specyfikacji. Ocena zgodności wykazuje, czy projekt i wykonanie produktu spełniają wymagania prawa. Bez połączenia obu procesów zgodna próbka nie chroni przed niezgodną produkcją seryjną.

Jakie obowiązki nakłada GPSR na importera z Chin?

Import z Chin oznacza dla importera cały pakiet obowiązków wynikających z GPSR. Musi on: 

• sprawdzić bezpieczeństwo produktu, 

• przejrzeć dokumentację producenta, 

• upewnić się co do identyfikacji modelu i danych kontaktowych,

• zadbać o instrukcję, 

• zapewnić działający kanał skarg i działań naprawczych. 

Dokumentacja techniczna pozostaje dostępna dla organów przez 10 lat.

Rozporządzenie 2023/988 obowiązuje od 13 grudnia 2024 r. i dotyczy produktów konsumenckich w zakresie, którego nie regulują równoważne przepisy sektorowe. Ustawa z 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów obowiązuje w Polsce od 3 stycznia 2026 r. i określa krajowy nadzór oraz sankcje za nieprzestrzeganie przepisów.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację?

Obowiązują tu dwa terminy, które warto zróżnicować. Kopię dokumentacji technicznej, a także informacje o ryzyku, skargach, znanych wypadkach i działaniach naprawczych, importer trzyma 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek. Krócej, bo przez 6 lat, musi być możliwe odtworzenie danych identyfikujących dostawcę oraz odbiorców biznesowych. 

Co się dzieje, gdy produkt okazuje się niebezpieczny?

Wykrycie zagrożenia uruchamia całą sekwencję działań – i to natychmiast. Importer informuje producenta, doprowadza do działań korygujących, powiadamia konsumentów i przekazuje informacje organom przez system Safety Business Gateway. Warto zapamiętać, że samo przyjęcie zwrotów do magazynu niczego nie kończy, jeżeli część partii wciąż znajduje się u klientów albo dystrybutorów.

Ile kosztuje naruszenie przepisów?

Polskie sankcje pokazują, że nie jest to przepis czysto teoretyczny. Za wprowadzenie przez importera produktu niespełniającego ogólnego wymagania bezpieczeństwa grozi kara do 1 000 000 zł, a za brak wymaganych informacji w sprzedaży internetowej – do 500 000 zł. Osobne kary czekają też za zaniedbania przy dokumentacji, instrukcjach, oznakowaniu, zgłoszeniach oraz braku współpracy z organem nadzoru.

Jakie informacje muszą znaleźć się na produkcie, opakowaniu i w ofercie internetowej?

Zakres oznakowania wynika z GPSR oraz przepisów sektorowych. Podstawę stanowią: identyfikator produktu, dane producenta, dane importera lub osoby odpowiedzialnej, wymagane ostrzeżenia i polska instrukcja. Te same informacje bezpieczeństwa muszą się też pojawić w ofercie internetowej — sprzedaż online nie zwalnia z żadnego z tych obowiązków.

Gdzie umieszczać informacje?

Zasada jest prosta: informacje umieszcza się przede wszystkim na samym produkcie. Przeniesienie ich na opakowanie albo dokument towarzyszący jest dopuszczalne wtedy, gdy uzasadnia to rozmiar lub charakter produktu. Wygoda projektu graficznego nie jest takim uzasadnienie. 

Czym jest "adres elektroniczny" w praktyce?

Adres elektroniczny oznacza adres umożliwiający bezpośredni kontakt z importerem, na przykład adres e-mail. Sam formularz kontaktowy na stronie, jeśli nie towarzyszą mu trwałe dane kontaktowe, nie spełnia wszystkich obowiązków wymagających z przepisów. Warto też zapamiętać jedną praktyczną zasadę: etykieta importera, którą dokleja się do produktu, nie może zasłaniać informacji, które umieścił tam producent. Obie muszą pozostać widoczne.

Czy "Made in China" trzeba umieszczać zawsze?

Oznaczenie „Made in China” nie jest uniwersalnym obowiązkiem etykietowym dla wszystkich produktów sprzedawanych w UE. Pochodzenie pozostaje jednak daną celną, a przepisy szczególne lub sposób prezentacji produktu tworzą dodatkowe wymagania. Data produkcji, kod EAN i masa także nie są obowiązkowe dla każdej kategorii. Nie ma więc jednego uniwersalnego wzoru etykiety, który pasuje do wszystkiego. To, co faktycznie musi się na niej znaleźć, wynika zawsze z indywidualnej kwalifikacji konkretnego produktu — jego rodzaju, przeznaczenia i przepisów, którym podlega.

Czy kod QR może zastąpić etykietę?

Nie w pełni – może ją tylko uzupełnić. Kod QR to dobre miejsce na rozszerzone informacje, ale nie zwalnia z obowiązku umieszczenia fizycznych danych wymaganych przez GPSR lub przepisy sektorowe bezpośrednio na produkcie lub opakowaniu. Jeśli na etykiecie brakuje nazwy importera, numeru partii czy wymaganego ostrzeżenia, link do dokumentu cyfrowego tego braku nie naprawi — te informacje muszą fizycznie się tam znaleźć.

Kiedy REACH, CLP, RoHS i przepisy chemiczne dotyczą importowanego produktu?

Przepisy chemiczne często generują nieporozumienia – kojarzą się głównie z chemikaliami w kanistrach, a w rzeczywistości obejmują znacznie więcej. Dotyczą też substancji w tworzywach, tekstyliach, metalu, elektronice, klejach, farbach i opakowaniach. Zadaniem importera jest sprawdzenie składu, obowiązujących ograniczeń, obowiązków informacyjnych oraz wymaganych zgłoszeń.

Kiedy REACH wymaga rejestracji?

Zasada podstawowa jest prosta: jeśli sprowadzasz do UE samą substancję chemiczną (np. czysty związek chemiczny, a nie gotowy produkt) w ilości 1 tony rocznie lub więcej, musisz ją zarejestrować w systemie REACH. Wyjątek: nie musisz tego robić, jeśli albo obowiązuje jakieś konkretne wyłączenie przewidziane w przepisach, albo producent spoza UE ma w Unii swojego przedstawiciela wyłącznego, który formalnie bierze na siebie ten obowiązek rejestracji za wszystkich importerów jego towaru — wtedy to on rejestruje, a nie Ty.

Z wyrobami gotowymi (czyli fizycznymi produktami — krzesłem, zabawką, kablem) sprawa jest trudniejsza, bo nie ma tu jednego prostego progu wagowego. Trzeba sprawdzić cztery rzeczy naraz:

• czy niebezpieczna substancja w ogóle uwalnia się z wyrobu podczas normalnego użytkowania (np. z zabawki, tkaniny),

• jaki jest tonaż tej substancji w skali roku,

• czy ta substancja jest na tzw. liście kandydackiej (czyli liście substancji szczególnie niebezpiecznych, wymagających dodatkowej uwagi),

• jakie jest jej stężenie w wyrobie.

Dopiero odpowiedzi na te cztery pytania pokazują, czy i jakie obowiązki REACH dotyczą konkretnego wyrobu.

Próg 0,1% i baza SCIP

Jeśli stężenie substancji SVHC przekracza 0,1% masy wyrobu, uruchamiają się obowiązki komunikacyjne w łańcuchu dostaw. Dostawcy wyrobów działający w UE muszą też przekazać wymagane dane do bazy SCIP. Ważny szczegół: próg 0,1% analizuje się na poziomie wyrobu składowego, a nie wyłącznie masy całego złożonego produktu.

Dlaczego samo hasło „REACH compliant” to za mało?

Deklaracja „REACH compliant” bez listy materiałowej, numerów CAS, zakresu substancji i podstawy badania nie daje importerowi kontroli nad ryzykiem – to w praktyce puste zapewnienie. Skuteczny plan zgodności łączy BOM (listę materiałową), deklaracje materiałowe poddostawców i badania laboratoryjne dobrane do materiałów. Pigment w tworzywie wymaga innego zakresu niż powłoka metalowa, przewód PVC albo element mający kontakt z żywnością.

Jakie obowiązki środowiskowe powstają przy imporcie z Chin?

Importer wprowadzający do Polski produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny, baterie, opony, oleje lub inne regulowane wyroby podlega rejestracji, ewidencji, finansowaniu zbiórki i sprawozdawczości. Wpis do BDO uzyskuje się przed rozpoczęciem działalności objętej rejestrem – nie po fakcie.

Obowiązek nie wynika z samego faktu odprawy celnej. Powstaje w momencie pierwszego wprowadzenia określonego produktu albo opakowania na rynek krajowy. Oznacza to, że firma sprowadzająca zapakowany towar odpowiada za opakowanie nawet wtedy, gdy sama nie produkuje kartonu, folii ani palety.

Kiedy trzeba złożyć sprawozdanie?

Roczne sprawozdanie o produktach, opakowaniach i gospodarowaniu odpadami składa się zasadniczo do 15 marca za poprzedni rok. Raport wymaga danych o rzeczywistych masach – sama liczba kartonów nie wystarczy. Trzeba je podzielić na papier, tworzywo, drewno, metal i pozostałe materiały.

Co zmienia PPWR?

Od 12 sierpnia 2026 r. zaczyna być stosowane rozporządzenie 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych, znane jako PPWR. Wprowadza ono wymagania dotyczące składu, minimalizacji, recyklowalności, oznakowania i odpowiedzialności podmiotów w łańcuchu dostaw. Od tej samej daty opakowania do kontaktu z żywnością zaczną podlegać limitom PFAS określonym w PPWR.

PPWR nie usuwa automatycznie polskich obowiązków BDO i rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Importer sprawdza równolegle zgodność samego opakowania z prawem UE oraz krajowe obowiązki finansowe i ewidencyjne po wprowadzeniu opakowania na rynek.

Czy CBAM, EUDR i ograniczenia handlowe dotyczą importu z Chin?

Tak – pod jednym warunkiem. Jeżeli kod CN towaru znajduje się w zakresie danego mechanizmu. CBAM obejmuje wybrane towary wysokoemisyjne, EUDR wskazane surowce i produkty pochodne, a TARIC pokazuje cła ochronne, pozwolenia, kontyngenty oraz zakazy.

Ile trzeba importować, żeby CBAM zaczął obowiązywać?

Próg CBAM wynosi 50 ton łącznej masy netto objętych towarów w roku – dotyczy to czterech sektorów materiałowych. Uwaga na wyjątek – wyłączenie progowe nie obejmuje energii elektrycznej i wodoru. 

Firma przekraczająca próg uzyskuje status upoważnionego zgłaszającego CBAM. Pierwsza deklaracja roczna dotycząca importu z 2026 r. przypada do 30 września 2027 r.

Czy EUDR obejmuje każdy produkt z drewna albo gumy?

EUDR nie obejmuje każdego produktu zawierającego drewno, gumę albo papier. Decyduje kod wymieniony w załączniku do rozporządzenia. Dla produktu objętego zakresem operator musi zebrać dane o pochodzeniu surowca, w tym geolokalizację działek, ocenić ryzyko wylesiania i złożyć oświadczenie o należytej staranności przed wprowadzeniem towaru na rynek.

Dlaczego warto sprawdzić cło antydumpingowe przed zamówieniem?

Cło antydumpingowe działa niezależnie od zwykłej stawki celnej – to osobna należność. Błędny kod, producent albo kraj pochodzenia mogą prowadzić do zaniżenia długu celnego. Kontrola po odprawie obejmuje dokumenty handlowe, przepływy płatnicze i faktyczne pochodzenie produktu, dlatego kalkulację kosztu warto oprzeć na sprawdzeniu środków ochrony handlowej jeszcze przed podpisaniem zamówienia — nie po jego złożeniu.

Jak zabezpieczyć umowę z chińskim dostawcą?

Dobra umowa powinna identyfikować chińską spółkę, produkt, normy, materiały, próbkę wzorcową, kontrolę zmian, badania, terminy, odbiór, odpowiedzialność za wady, własność intelektualną i sposób rozstrzygania sporów. Incoterms nie zastępują tych postanowień –  to osobna warstwa umowy, a nie substytut całej reszty.

Co Incoterms regulują, a czego nie?

Incoterms 2020 obejmują 11 reguł rozdzielających zadania, koszty, formalności transportowe i ryzyko utraty towaru. Nie określają jednak: przejścia własności, warunków płatności, jakości produktu, prawa właściwego ani sądu. Regułę wpisuje się z wersją i dokładnym miejscem – na przykład „FCA Shenzhen, wskazany terminal, Incoterms 2020”.

Jak zidentyfikować dostawcę, żeby nie mieć problemów?

Umowa powinna identyfikować dostawcę pełną nazwą rejestrową w języku chińskim, numerem rejestracyjnym, adresem i uprawnionym reprezentantem. Dane rachunku bankowego powinny odpowiadać stronie umowy – a jeśli płatność ma iść do innego podmiotu, zależność powinna być wyjaśniona. Zmiana rachunku zawsze wymaga niezależnego potwierdzenia poza kanałem, z którego przyszła sama instrukcja zmiany. 

Co powinien zawierać załącznik techniczny?

Załącznik techniczny powinien zawierać rysunki, BOM, parametry, materiały, wersję firmware, wzór etykiety, opakowanie, normy, metody kontroli i dopuszczalne odchylenia. Klauzula zakazu zmian blokuje zamianę podzespołów bez zgody. Umowa powinna też określać prawo do inspekcji fabryki, kontroli przedwysyłkowej, badań losowych oraz zatrzymania płatności w przypadku niezgodności.

Czy NDA/NNN wystarczy do ochrony know-how?

Nie do końca. NDA albo umowa określana jako NNN chroni informacje wyłącznie w granicach poprawnie skonstruowanego i egzekwowalnego kontraktu. Nie zastępuje rejestracji znaku, wzoru lub patentu w Chinach ani kontroli dostępu do dokumentacji – to osobne, równie ważne zabezpieczenia. Strony powinny dodatkowo określić prawo właściwe, język rozstrzygający, właściwy sąd albo arbitraż, sposób zabezpieczenia dowodów i uzgodnione skutki naruszenia umowy.

Czy import na warunkach DDP zwalnia polską firmę z odpowiedzialności?

Nie. DDP reguluje podział kosztów, ryzyka dostawy i formalności między sprzedawcą a kupującym. Nie uchyla obowiązków firmy, która wprowadza produkt na rynek UE, sprzedaje go pod własną marką albo oferuje konsumentom.

Co naprawdę oznacza DDP w praktyce?

W DDP chiński sprzedawca zobowiązuje się umownie do wykonania odprawy importowej i zapłaty należności. Ale samo zobowiązanie umowne to nie wszystko – jego realizacja w UE wymaga prawidłowej reprezentacji, danych importera, numeru EORI oraz zgodnego rozliczenia VAT. Importer powinien otrzymać komplet dokumentów: MRN, zgłoszenie, fakturę, dane przedstawiciela i potwierdzenie podstawy rozliczenia.

Dlaczego brak dokumentów w dostawie to sygnał alarmowy?

Jeśli po dostawie „door to door” nie ma dokumentów celnych, to poważny sygnał ryzyka. Firma nie jest wtedy w stanie potwierdzić kodu CN, wartości celnej, zapłaty cła, importowego VAT ani podmiotu wskazanego w zgłoszeniu. Sam koszt ukryty w jednej fakturze transportowej niczego nie dowodzi — na pewno nie prawidłowej odprawy.

Czy DDP zmienia status firmy w prawie produktowym?

Nie. Prawo produktowe ocenia faktyczny łańcuch wprowadzania na rynek, a nie ustalenia handlowe między stronami. Jeżeli polska firma jako pierwsza udostępnia produkt z państwa trzeciego w UE, jej status importera nie znika tylko dlatego, że sprzedawca pokrył cło. Jest jeszcze jeden czynnik, który dodatkowo zwiększa odpowiedzialność: jeśli firma sprzedaje produkt pod własną marką, przepisy traktują ją jak producenta — a to oznacza szerszy zakres obowiązków niż w przypadku zwykłej dystrybucji cudzego produktu.

DDP nie powinno być używane jako metoda omijania EORI, BDO, badań, danych importera albo rozliczeń podatkowych. Przejrzysty wariant DDP zawiera pisemny opis reprezentacji celnej, wskazanie importera, dostęp do dokumentów odprawy i rozdzielenie odpowiedzialności kontraktowej. Ustawowa odpowiedzialność wobec organów oraz konsumentów pozostaje niezależna od regresu do dostawcy.

Jakie ryzyka wynikają z nieznajomości przepisów importowych?

Nieznajomość przepisów prowadzi konkretnych, kosztownych konsekwencji: dopłaty cła i VAT, kar, zatrzymania partii, zakazu sprzedaży, wycofania lub odzyskania produktu, kosztów zniszczenia, roszczeń klientów i odpowiedzialności za szkody. I żadna marża na towarze tych kosztów nie zrekompensuje.

Kto odpowiada za szkodę, którą wyrządzi produkt?

Importer produktu z państwa trzeciego jest traktowany jak producent dla odpowiedzialności za produkt niebezpieczny. Poszkodowany dochodzi roszczenia w UE, a importer dopiero później korzysta z praw wobec chińskiego dostawcy. Umowa bez realnej egzekwowalności nie finansuje szkody ani akcji odzyskania produktu.

Jakie terminy obowiązują wobec konsumenta?

Jeśli sprzedany towar okaże się wadliwy albo niezgodny z tym, co obiecano w ofercie (np. inny materiał, gorsza jakość, produkt się psuje, nie działa jak powinien) — konsument ma 2 lata od dnia, kiedy dostał produkt, żeby zgłosić reklamację do sprzedawcy. Sprzedawca w tym czasie odpowiada za taką wadę i musi np. naprawić towar, wymienić go, obniżyć cenę albo zwrócić pieniądze. Sprzedaż na odległość daje konsumentowi zasadniczo 14 dni na odstąpienie. Reklamacje i zwroty trzeba uwzględnić w kalkulacji produktu, umowie z dostawcą i procedurze obsługi partii.

Czy zwolnienie do obrotu oznacza, że produkt jest legalny?

Nie. Zwolnienie do obrotu jest statusem celnym, a nie certyfikatem legalnej sprzedaży. Organ celny kontroluje towary na granicy w ramach analizy ryzyka, lecz brak kontroli fizycznej nie potwierdza zgodności. Odpowiedzialność pozostaje po stronie przedsiębiorcy także po dostarczeniu kontenera do magazynu.

Jaką dokumentację trzeba zgromadzić przed wysyłką towaru?

Importer powinien prowadzić oddzielną teczkę dla każdego modelu, wersji i partii. Taka teczka łączy w jednym miejcu podstawę klasyfikacji celnej, dokumentację zgodności, badania, etykiety, umowę, dokumenty transportowe, rejestry środowiskowe i dane umożliwiające odzyskanie produktu.

Jakie dokumenty firmowe i rejestracyjne przygotować?

Pakiet firmowy obejmuje EORI, upoważnienia dla przedstawiciela celnego, status VAT, wpisy BDO, wymagane pozwolenia oraz rejestracje sektorowe. Przy CBAM, EUDR, kosmetykach, sprzęcie energetycznym albo wyrobach medycznych dochodzą rejestry właściwe dla danej kategorii.

Jakie dokumenty powinny opisywać produkt?

• Dokładna specyfikacja i rysunki modelu;

• lista materiałowa i komponentowa;

• analiza ryzyka oraz zastosowane środki ochronne;

• raporty z badań odnoszące się do właściwej wersji;

• deklaracja zgodności UE albo inny wymagany dokument zgodności;

• certyfikat jednostki notyfikowanej, jeżeli procedura go wymaga;

• projekty etykiet, instrukcji i ostrzeżeń w języku polskim;

• zdjęcia zatwierdzonej próbki i partii produkcyjnej;

• rejestr zmian konstrukcji, materiałów i firmware.

Jakie dokumenty są potrzebne do odprawy celnej?

Pakiet celny obejmuje fakturę handlową, packing list, konosament albo lotniczy list przewozowy, umowę lub zamówienie, dowody płatności, dokumenty pochodzenia, pozwolenia oraz kody dokumentów wymagane w TARIC. Sama kalkulacja wartości celnej powinna pokazywać koszty transportu, ubezpieczenia, opakowań, prowizji, form, projektów i licencji.

Jak przygotować identyfikowalność po sprzedaży?

Rejestr powinien łączyć numer partii z datą produkcji, dostawcą, raportami, datą importu, MRN, magazynem i odbiorcami. System skarg przypisuje zgłoszenie do modelu oraz partii. Warto też mieć gotową procedurę odzyskania produktu – z jasno określonymi osobami decyzyjnymi, kanałami komunikacji, wzorem zawiadomienia, sposobem zwrotu i dokumentowaniem skuteczności akcji.

Dokumentacja powinna być dostępna w czasie kontroli, a nie dopiero zamawiana w fabryce. Dostawca, który przestaje odpowiadać po płatności, nie zwalnia importera z obowiązku przedstawienia dokumentów organowi.

Jak wygląda zgodny z prawem import z Chin krok po kroku?

Bezpieczna kolejność zaczyna się od analizy produktu, a kończy na monitorowaniu partii po sprzedaży. Dostawcę, badania, umowę, produkcję, odprawę i obowiązki środowiskowe łączy jeden plan zgodności przypisany do modelu.

1. Zdefiniuj produkt i rynek. Opisz funkcje, skład, użytkowników, kanały sprzedaży i państwa docelowe.

2. Ustal kod CN i TARIC. Sprawdź zwykłe cło, środki ochronne, zakazy, pozwolenia, CBAM i EUDR.

3. Zbuduj matrycę prawną. Połącz GPSR, przepisy sektorowe, chemiczne, środowiskowe i konsumenckie.

4. Zweryfikuj chiński podmiot. Potwierdź rejestrację, zakres działalności, rachunek, fabrykę i prawo do produktu.

5. Zamów i zbadaj próbkę. Raporty muszą odpowiadać wersji przeznaczonej do produkcji.

6. Ustal dokumentację oraz etykiety. Zatwierdź deklaracje, instrukcje, dane importera, ostrzeżenia i ofertę internetową.

7. Podpisz umowę z załącznikiem technicznym. Dodaj kontrolę zmian, inspekcję, odpowiedzialność za wady i regres za akcję odzyskania.

8. Wykonaj rejestracje. Uzyskaj EORI, BDO oraz wpisy lub upoważnienia wymagane dla kategorii.

9. Nadzoruj produkcję. Kontroluj surowce, podzespoły, próbkę wzorcową i zgodność seryjną.

10. Skontroluj partię przed wysyłką. Zweryfikuj ilość, jakość, oznakowanie, opakowanie i dokumenty.

11. Przeprowadź przejrzystą odprawę. Zatwierdź kod, wartość, pochodzenie, przedstawicielstwo, cło i VAT.

12. Monitoruj produkt po sprzedaży. Rejestruj skargi, wypadki, odbiorców, zmiany prawa i działania naprawcze.

Proces nie kończy się na odebraniu towaru. Producent utrzymuje zgodność produkcji seryjnej, a importer reaguje na zmianę normy, komponentu, ryzyka lub przepisów. Kolejna partia wymaga potwierdzenia, że wcześniejsze dowody nadal odnoszą się do aktualnego modelu.

Które terminy prawne trzeba uwzględnić w imporcie w latach 2026–2030?

Plan importu musi uwzględniać datę wprowadzenia każdej partii na rynek – nie datę zamówienia, czy wysyłki.  W latach 2026–2030 zmieniają się przepisy dotyczące opakowań, maszyn, wylesiania, pracy przymusowej, przesyłek e-commerce i bezpieczeństwa zabawek.

Data podpisania zamówienia nie rozstrzyga, który reżim obejmie produkt. Liczy się pojęcie „wprowadzenia do obrotu” z właściwego aktu oraz przepisy przejściowe. Produkcja zamówiona pół roku wcześniej trafia na rynek już po zmianie prawa, dlatego harmonogram zgodności powinien wyprzedzać termin wysyłki.

Jakie pytania o przepisy importowe pojawiają się najczęściej?

Najwięcej błędów wynika z utożsamienia odprawy z dopuszczeniem produktu, traktowania CE jako uniwersalnego certyfikatu oraz wiary, że DDP przenosi całą odpowiedzialność na dostawcę. Każdy z tych skrótów prowadzi do błędnej decyzji.

Czy dokument nazwany „CE Certificate” wystarczy do legalnej sprzedaży produktu?

Nie. Trzeba ustalić właściwe przepisy, procedurę oceny zgodności, raporty z badań, dokumentację techniczną, deklarację zgodności UE oraz oznakowanie konkretnego modelu i partii. W wielu procedurach producent sam deklaruje zgodność bez zewnętrznego certyfikatu.

Czy odprawa celna potwierdza zgodność produktu z prawem UE?

Nie. Zwolnienie towaru do obrotu nadaje mu status celny. Nie zastępuje oceny bezpieczeństwa, badań, dokumentacji, rejestracji ani obowiązków dotyczących oznakowania i sprzedaży.

Czy warunki DDP zwalniają polską firmę z odpowiedzialności za produkt?

Nie. DDP rozdziela koszty, ryzyko dostawy i formalności między stronami umowy. Nie wyłącza obowiązków podmiotu, który wprowadza produkt na rynek UE, sprzedaje go pod własną marką albo oferuje konsumentom.

Czy na każdym produkcie z Chin musi znajdować się znak CE?

Nie. Znak CE umieszcza się wyłącznie na produktach objętych unijnymi przepisami, które go wymagają. Produkt konsumencki bez obowiązku CE nadal podlega GPSR i innym właściwym regulacjom.

Czy polska instrukcja jest zawsze obowiązkowa?

Instrukcja i informacje bezpieczeństwa w języku polskim są wymagane, gdy bez nich produkt nie jest używany bezpiecznie lub gdy nakazują je przepisy sektorowe. Produkt prosty nie otrzymuje instrukcji tylko wtedy, gdy spełnia warunki konkretnego, przewidzianego przepisami wyłączenia.

Czy chiński raport z badań jest uznawany w UE?

Kraj laboratorium nie rozstrzyga o wartości raportu. Liczą się kompetencje laboratorium, właściwa metoda, zakres akredytacji, identyfikacja próbki oraz zgodność badanego modelu z produkcją. Procedura z jednostką notyfikowaną wymaga podmiotu o właściwej notyfikacji.

Jak długo importer przechowuje dokumentację produktu?

GPSR wymaga dostępności dokumentacji technicznej przez 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek. Dane o dostawcach i odbiorcach biznesowych są odtwarzalne przez 6 lat. Przepisy sektorowe, celne, podatkowe i środowiskowe ustalają własne okresy.

Czy trzeba umieszczać „Made in China” na każdym produkcie?

Nie istnieje jeden ogólny obowiązek takiego oznaczenia dla wszystkich towarów w UE. Pochodzenie trzeba prawidłowo zadeklarować celnie. Etykietę produktu ustala się według przepisów sektorowych i zakazu wprowadzania odbiorcy w błąd.

Czy jedna próbka z dobrym wynikiem zabezpiecza całą produkcję?

Nie. Wynik opisuje badaną próbkę. Importer potrzebuje kontroli zmian, identyfikacji komponentów i kontroli partii, aby wykazać zgodność produkcji z przebadanym modelem. Zmiana materiału albo podzespołu wymaga ponownej oceny wpływu.

Jak ograniczyć ryzyko prawne przy imporcie z Chin?

Ryzyko ogranicza analiza wykonana przed zamówieniem: dokładna kwalifikacja produktu, prawidłowy kod CN, matryca przepisów, wiarygodne badania, umowa z kontrolą zmian, zatwierdzone etykiety, przejrzysta odprawa i identyfikowalność każdej partii.

Największy błąd, jaki może popełnić importer

Najdroższy błąd powstaje wtedy, gdy importer traktuje zgodność jako zestaw dokumentów do zdobycia po produkcji. Zgodność jest cechą projektu, materiałów, procesu wytwarzania, oznakowania i późniejszego nadzoru. Dokumentacja jedynie wykazuje, że te elementy zostały wcześniej zaplanowane oraz sprawdzone.

Dlaczego samodzielna obsługa jest trudna?

Samodzielna obsługa wymaga równoległego śledzenia prawa celnego, podatkowego, produktowego, chemicznego, środowiskowego i konsumenckiego naraz – to dużo obszarów do ogarnięcia jednocześnie. Imchex bierze na siebie koordynację tego wszystkiego: łączy weryfikację dostawcy, kontrolę jakości, transport i odprawę celną w jeden spójny proces. Dzięki temu odpowiedzialność nie rozpada się między kilka niezależnych, nieskoordynowanych ze sobą podmiotów — importer ma jeden punkt kontaktu zamiast żonglowania kilkoma dostawcami usług.

Przed złożeniem zamówienia przygotuj kartę produktu i zbierz dane techniczne od dostawcy. Na tej podstawie da się ustalić wymagania, koszt zgodności oraz punkty, których nie wolno pozostawić do decyzji fabryki.

Źródła urzędowe

Poniższe akty prawne i serwisy instytucjonalne stanowiły podstawę weryfikacji informacji zawartych w poradniku.

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 ustanawiające unijny kodeks celny.

2. Komisja Europejska: zintegrowana taryfa celna Unii Europejskiej TARIC.

3. Komisja Europejska: wiążąca informacja taryfowa BTI.

4. Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych: rejestracja firmy i numer EORI.

5. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

6. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów.

7. Ustawa z dnia 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów.

8. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku i zgodności produktów.

9. Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 REACH.

10. Rozporządzenie (WE) nr 1272/2008 CLP dotyczące klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji oraz mieszanin.

11. Dyrektywa 2011/65/UE RoHS w sprawie ograniczenia stosowania niebezpiecznych substancji w sprzęcie elektrycznym i elektronicznym.

12. Dyrektywa 2012/19/UE w sprawie zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego WEEE.

13. Ministerstwo Klimatu i Środowiska: rejestr BDO.

14. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych PPWR.

15. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/956 ustanawiające mechanizm CBAM oraz rozporządzenie zmieniające (UE) 2025/2083.

16. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1115 EUDR oraz rozporządzenie zmieniające (UE) 2025/2650.

17. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn.

18. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2380 dotycząca wspólnej ładowarki.

19. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/3015 w sprawie zakazu produktów wytworzonych z wykorzystaniem pracy przymusowej.

20. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/2509 w sprawie bezpieczeństwa zabawek.

21. Rada Unii Europejskiej: zasady tymczasowego cła 3 euro dla małych przesyłek od 1 lipca 2026 r..